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                  避免入坑!監理通知單的規范書寫要求和準確使用方法

                  發布日期:2022-11-07瀏覽次數:

                  來源:中鼎景宏

                  監理工程師通知單是項目監理機構在工程建設過程中向承包單位簽發的指令性文件,目的是督促承包單位按照國家有關法律法規、合同約定、施工規范和設計文件進行工程施工, 保證工程建設中出現的問題(不符合設計要求、施工技術標準、合同約定等)能得到及時糾正。 

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                  1 監理通知單常見使用誤區

                  1.1抱著應付心態,流于形式

                  如“流水賬似的記錄了巡查所發現的部分問題和質量缺陷,再加上一句類似于“希望予以整改做結尾”,看似完成了任務實則是不痛不癢、敷衍應付,給工程質量安全埋下了巨大隱患。

                  1.2抓不住重點,套話廢話太多

                  這些通知單不是一針見血地指出問題,而是多用套話、廢話和空話,如“要按設計圖紙、規范標準施工”、“要完善管理、提升施工水平”等,雖然看起來洋洋灑灑,但可用的信息很少,讓對方看了也不能深刻意識到問題所在。

                  1.3 語義表述模糊,容易產生誤解

                  如對于具體出現問題的部位范圍描述過于寬泛,對于問題的形容沒有抓住關鍵、整改只有要求而沒有具體標準等,這樣不僅會讓人費解更有可能耽誤問題的及時整改。

                  1.4 措辭不當,容易激發問題矛盾

                  有的監理人員擺不正自己的心態,或者是因為施工單位的問題而產生矛盾,如果將這些負面情緒投射到書寫當中,如出現“態度不端、屢教不改、素質不高”等不當措辭,很容易將小事變大、矛盾激化,所以一定要謹言慎行,用科學實事求是說話。

                  1.5 行文不規范,讓人一言難盡

                  這些想必大家都碰到過,如有的手寫版通知單寫得歪歪扭扭、勾劃涂改、錯字別字等,有的打印版通知單標題大小、格式不統一、錯字病句等,不僅容易耽誤正事還影響了監理人員的良好形象,所以一定要注意改進。

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                  2  監理通知單的寫作要求與注意事項

                  監理通知單應當做到內容準確、態度嚴肅、運轉合理、行文規范、不偏不倚。

                  (1)內容準確,有的放矢。使用原則性的話要得當、適度,切忌堆積;指出問題要實事求是、有根有據,切忌故意隱瞞或隨意夸大;對于問題的描述盡量要坐標化、精確化、數據化,讓施工單位明白具體的問題所在和整改要求;對于非原則的問題可以用模糊語來形容,但不要掩藏整改和解決問題的主要意圖。

                  (2)態度嚴肅,直面問題。通知單的作用是發現問題、解決問題,是對工程質量安全負責的體現,所以在行文中一定要實事求是、敢于直面問題;要準確依照標準規范和有關規定找出問題、提出解決方案;要保持獨立自主,準確決策,切不可輕易受第三方的影響。

                  (3)運轉合理,管理科學。傳達類通知單應在對施工方和現場情況進行綜合、分析之后發出;約束類通知單應在施工方相關行為發生過程中發出;糾偏類通知單應在施工偏差發生后、隱蔽前或下一道工序開始前發出。有的通知單雖已發出但種種原因接收方沒有簽收,如發生矛盾糾紛,則應以“簽收生效”的原則處理。但被施工方無理拒收的通知單則應以監理方送達時間為生效時間。安全隱患特別是重大安全隱患通知單,必須“發、簽”同步,避免先發文、再補簽的做法。

                  (4)書寫規范,簡明扼要。打印版行文一定要格式統一,如統一的標題、格式、字體等,并形成規范供所有監理人員學習使用;內容一定要言簡意賅,不浮夸、不啰嗦,快速傳達準確信息;手寫版通知單現在一般使用的較少,如果手寫要先打好草稿,在正式書寫時要字跡工整、整潔有序,或者在草稿紙上多寫幾遍后正式謄寫。

                  (5)不偏不倚,保持權威。要重視通知單的權威性,發文慎重、保持克制,如果芝麻大的小事就發文,時間長了會造成對方的疲勞心態;要注重和諧關系的維護,行文以客觀陳述為主,避免情化。

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